Management Assistent

Binnen de TNO-unit Defence Safety & Security zoeken we secretariële ondersteuning voor de afdeling Learning & Workforce Development (L&WD) in Soesterberg. In deze ondersteun je de afdeling met diverse secretariële en administratieve werkzaamheden. Deze baan is afwisselend: Je switcht tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe je je dag indeelt, bepaal je voor een groot deel zelf. Daarnaast stem je regelmatig af met de andere management assistenten in Soesterberg.

Als managementassistent vervul je een sleutelrol in het faciliteren en adviseren van het management van de afdeling, waarbij je het overzicht houdt en zorgt voor een soepele voortgang in de werkzaamheden. Jij put energie uit samenwerking en staat open voor vragen van je TNO-collega’s. Belangrijke taken zijn onder meer:

• Agendabeheer: Je beheert agenda's en plant (online) vergaderingen, presentaties en bijeenkomsten.
• Organiseren van vergaderingen: Je bereidt vergaderingen voor, neemt deel aan vergaderingen, notuleert en houdt actiepunten bij voor opvolging.
• Administratieve taken: Je handelt declaraties af, verwerkt HR-aanvragen en voert nieuwe collega’s in.
• Facilitaire ondersteuning: Je regelt zaalreserveringen en verzorgt catering-aanvragen voor evenementen.

In deze rol is het essentieel dat je zelfstandig kunt werken en goed kunt plannen en prioriteren. Je bent proactief, ziet wat er moet gebeuren en kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende taken. Indien iets niet haalbaar is, communiceer je dit eerlijk en zoek je samen naar passende oplossingen.

Je brengt waardevolle competenties mee, waaronder een aanstekelijke proactieve houding en sterke sociale en communicatieve vaardigheden. Verder kan je goed plannen en organiseren, werk je nauwkeurig en ben je een betrouwbare en behulpzame collega. Verder beschik je over relevante werkervaring en vakkundigheid die je hebt opgebouwd in je opleiding en/of in de praktijk als secretaresse, managementassistent of Personal Assistant. Samen vormen deze kwaliteiten de bouwstenen van een effectieve bijdrage aan ons team:

• Betrouwbaar en behulpzaam: Als management assistent bent je een ‘spin in het web’, een centraal punt van contact. Collega’s en partners weten jou te vinden voor vragen en ondersteuning. Jij bent altijd op de hoogte van wat er speelt, wie verantwoordelijk is voor welke taken en hoe verschillende processen geregeld zijn. Hierdoor kan je anderen voorzien van de juiste informatie en weet je je collega’s goed en snel te helpen bij het oplossen van problemen en het ondersteunen van (administratieve) processen.
• Sociale en communicatieve vaardigheden: Je komt te werken in een werkomgeving waar veel onderling wordt samengewerkt. In je werk onderhoud je contact met verschillende met collega's, managers, klanten en leveranciers. Daarom vinden wij het belangrijk dat jij sociaal bent en helder kan communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels. Deze vaardigheden helpen je in het opbouwen en onderhouden van goede werkrelaties.
• Plannen en Organiseren: Je hebt overzicht en dat betekent dat je in staat bent om alle lopende activiteiten te beheren en coördineren. Je bent namelijk verantwoordelijk voor het bijhouden van agenda’s, plannen van vergaderingen en evenementen en zorgt dat deadlines worden gehaald. Bovendien ben je bekend met Microsoft office software voor agendabeheer, e-mailbeheer en kantoorapplicaties. Door dit overzicht kan je makkelijk prioriteiten stellen en zorgen dat alles soepel verloopt. Uiteraard krijg je van ons de middelen die je nodig hebt om je rol zo goed mogelijk te kunnen vervullen.
• Proactiviteit: Wij hebben vertrouwen in jou competenties als management assistent en geven je de vrijheid om initiatief te nemen en zelfstandig beslissingen te nemen in je werk. Door vooruit te denken en op eigen initiatief actie te ondernemen kan je de afdeling optimaal ondersteunen. Je bent in staat om mogelijke problemen tijdig te herkennen en op te lossen voordat ze zich voordoen. Een proactieve houding is daarom van essentieel belang.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.800,- en € 3.900,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.
Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Uitgebreid verhuispakket voor internationale sollicitanten.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 11 maart. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. De eerste ronde staat gepland op 14 maart 2024. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft.