Programma Secretaris Digitale Veiligheid

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Over Team Digitale Samenleving en de Agenda Digitale Veiligheid
Je wordt geplaatst bij Team Digitale Samenleving binnen de directie Lokaal bestuur en informatiesamenleving. Dit team houdt zich bezig met digitale veiligheid, privacy, datastrategie, smart society etc. De directie bestaat voorts uit de teams Lokale Democratie en Veiligheid, Recht, Financiën en Arbeidszaken.

Het programmateam Agenda Digitale Veiligheid is binnen VNG een multidisciplinair team dat bestaat uit een programmamanager, een programmasecretaris en medewerkers vanuit beleidsafdelingen Digitale Samenleving en Lokaal Bestuur & veiligheid van VNG en uit de Informatiebeveiligingsdienst IBD en team ENSIA van VNG Realisatie. Met het programmateam Agenda Digitale Veiligheid (ADV) werk je aan de implementatie van de gemeentelijke agenda Digitale Veiligheid. Daarin wordt digitale veiligheid niet alleen bezien vanuit bedrijfsvoeringperspectief, maar ook vanuit de maatschappelijke verantwoordelijkheid van gemeenten bij preparatie op digitale ontwrichting en bij cybercrimininaliteitspreventie. Dit perspectief is voor gemeenten relatief nieuw en beoogt integratie van de traditionele werkvelden van de gemeentelijke informatiebeveiligingsfunctie (CISO) en de afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV). Met verschillende activiteiten versterken we de gemeentelijke awareness bij bestuur, topmanagement en de professionals in het OOV- en Informatiebeveiligingsdomein.

Omschrijving van de opdracht
Als programmasecretaris ben je teamlid in het multidisciplinair programmateam Agenda Digitale Veiligheid (ADV) en val je onder de verantwoordelijkheid van de programmamanager ADV. Jij bent de spin-in-het-web, een organisatietalent, bewaakt de planning en administratie en onderhoudt contacten met het programmateam ADV, de interne VNG-afdelingen en de partnerorganisaties. Je organiseert het overleg op managementniveau en met de projectondersteuners op project- en programma-niveau. Je bewaakt dat de acties opgevolgd worden. Alle planning en voortgang wordt bijgehouden in Notion, waar de programmastructuur al in opgebouwd is. Dat is de basis voor de managementrapportages. Jij bent de spin-in-het-web en houdt het overzicht en brengt mensen met elkaar in verbinding.

Als programmasecretaris ADV ondersteun je ook de beleidsadviseurs en projectmanagers ADV met je advies en bewaak je het inzicht op de voortgang. Je bent bekend met informatiekundige- en digitaliseringsopgaven van de gemeentelijke overheid en kunt collega’s attenderen op die ontwikkelingen. De beleidscollega’s leveren dan inhoud en expertise aan over Digitale Veiligheid; jij ontzorgt hen met planning, overzicht en bewaakt de processen. Je helpt hen met agendering in relevante gremia en controleert de stukkensets op juistheid en volledigheid. Met de beleidsadviseurs en projectleiders faciliteer je de organisatie van de activiteiten met partnerorganisaties en pak je de planning op. Uit de sessies signaleer en analyseer je ontwikkelingen en behoeften van de gemeenten en vertaalt die in voorstellen en notities. Met de teamleden ADV ontwikkel je de projectvoorstellen en/of rapportages en in de samenwerking met partnerorganisaties organiseer en faciliteer je activiteiten zoals trainingen en workshops en evenementen, met en voor gemeenten. Je stemt de berichtgeving over de ontwikkelingen in het programma ADV af met de communicatieadviseur ADV.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Je bent het aanspreekpunt voor het programma ADV, een logisch verdeelpunt van vragen.
- Je ondersteunt de programmamanager en ontzorg de organisatie van het programma ADV.
- Je adviseert de programmamanager bij de inrichting van de (beleids)processen binnen de VNG organisatie.

- Je organiseert het overleg op managementniveau, agenda afstemmen, opstellen, notuleren en acties bewaken.

- Je coördineert de inkoop- en financiële processen en houdt het overzicht.
- Je controleert (directie)stukken op juistheid en volledigheid en stemt met de overige secretarissen af over agendering in verschillende gremia.
- Je organiseert dat de actuele status van de programmalijnen beschikbaar is en analyseert die. Hieruit stel je de managementrapportages op en attendeer je de programmamanager en beleidscollega’s waar nodig.
- Je ondersteunt de beleidsadviseurs en projectmanagers, samen met de projectondersteuners.
- Je houdt nauw contact met de secretarissen van de Informatiebeveiligingsdienst IBD en team ENSIA, die onderdeel uitmaken van het programma ADV en stemt de planningen met hen af.
- Je houdt de ontwikkelingen ten aanzien van informatiekundige- en digitaliseringsopgaven van de gemeentelijke overheid bij en herkent de vraagstukken ten aanzien van digitale veiligheid.
- Je kunt collega’s attenderen op die ontwikkelingen en vertaalt die naar aanpassingen en adviezen voor het programma.

Resultaat van de opdracht

• De overleggen op management-niveau zijn ingericht en de acties worden opgevolgd.
• De planningen zijn onderling afgestemd en de voortgang van het programma en(beleids)processen wordt bewaakt
• Met aanpalende processen en projecten op programmamanagement niveau is afstemming ingericht.
• Periodieke managementrapportages worden opgemaakt, met voorstellen voor procesbewaking en verbetering.
• De inkoop- en financiële processen verlopen gecoordineerd, er is een actueel inzicht.
• De beleidsadviseurs en projectleiders worden ondersteund bij planning en organiseren.