Medior Medewerker Dynamisch Informatie Beheer

Vanuit je rol ben je mede verantwoordelijk voor het uitvoeren van controles, het opzetten van de dossierstructuur en het geven van ondersteuning aan uw collega's. Ook ben je een aanspraakpunt voor vragen vanuit de bedrijfsvoering; onze klant. We zoeken iemand die een echte teamspeler is.

Je adviseert lijnfunctionarissen en andere gebruikers op het gebied van de DI. Dit doe je door het verzamelen van relevante DI-informatie over de opslag en ontsluiting van documentaire informatie en het onderzoeken op welke wijze de inrichting van de DI kan plaatsvinden. Daarnaast formuleer je adviesvoorstellen voor het inrichten van de DI. Ook signaleer je knelpunten bij de uitvoering van de DI-werkzaamheden en adviseer je over mogelijke oplossingen. Verder lever je bijdragen aan het opstellen van informatieprofielen. Bij een deel van je werkzaamheden ondersteun je de teamleider en de senior medewerker DA. Bijvoorbeeld door het leveren van bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van het DI-beleid defensie breed en aan het Documentair Structuur Plan (DSP). Je draagt bij aan de evaluatie van het DI-beleid en begeleidt (DI-) audits onder ander in het kader van functioneel toezicht. Je adviseert de senior over het verstrekken van autorisatie en voert het beheer over de autorisaties. Verder bereid je rapportages voor en maak je over te dragen archieven overdracht gereed. Bij calamiteiten en incidenten (ziekte, afwezigheid, toename werklast) ondersteun je tijdelijk andere DI-eenheden.

Je bent verantwoordelijk voor de ontsluiting van ingekomen, uitgaande en interne documenten, inbegrepen de documenten van bijzondere aard. Zo bepaal je onderwerp elementen in het kader van de diepte-ontsluiting van documenten zoals plaats, tijd en object alsmede het vastleggen van deze elementen in het DI-systeem. Ook maak je inhoudsomschrijvingen van documenten en ken je trefwoorden, thesauritermen of descriptoren toe. Hetzelfde doe je voor handelingen en of classificatiecodes (archiefcode). Verder bereid je de dossiervorming voor, rekening houdend met effici?nte raadpleging, bewaring en vernietiging.

Binnen het team verzorg je het documentatiebeheer binnen door het toepassen van informatieprofielen, het vormen en ordenen van (digitale) dossiers en het koppelen van (digitale) dossiers aan categorieomschrijvingen en/of handelingen om bewaar- en vernietigingstermijnen toe te kennen. Ook ben je verantwoordelijk voor het afsluiten, voorbereiden en uitvoeren van de overdracht van archiefbescheiden aan de afdeling SSA. Je stemt papieren documenten met (digitale) documenten en gegevensbestanden af op het netwerk en je geeft sturing aan de behandeling van documenten (WFM).

Ten behoeve van de DI-informatieverstrekking aan gebruikers verzorg je de loketfunctie door het 'op verzoek' beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden. Naar aanleiding van informatiebehoefte spoor je gevraagd en ongevraagd relevante informatie op binnen en buiten de eigen organisatie. Je levert managementinformatie uit de DI-systemen en adviseert bij het zelfstandig raadplegen van informatie. Op verzoek publiceer je documenten op intranet in de bestaande structuur en je verstrekt en verwerkt informatie uit hoog gerubriceerde Informatiesystemen op het operationele terrein (vredes- c.q. humanitaire missies), ook buiten de reguliere kantoortijden. Heb je goede communicatieve vaardigheden, ben je flexibel en heb je een dienstverlenende instelling, volg je de ontwikkelingen in het vakgebied DI en ben je bereid tot het volgen van aanvullende cursussen en opleidingen? Reageer dan snel!

Kennis/Opleidingseisen:

• HBO/MBO+ opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 of overeenkomstige/relevante DIOR-modulen en SOD 2.
• Kennis van de Engels taal op middelbaar niveau.
• Kennis van de Franse taal op basisniveau.

Ervaringeis:

• Met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• In het gebruik van kantoorautomatiseringstoepassingen.
• Met het verwerken van documenten in (digitale) dossiers.
• In het gebruik van processen en het implementeren van de (digitale) dossiers in deze processen.

Daarnaast moet je ook één of meer functies als documentaire informatieverzorger hebben vervuld.

Competenties:

• Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht.
• Zelfstandigheid.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Flexibiliteit.
• Dienstverlenende instelling.
• Accuratesse.
• Discretie.

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €2.150 bruto per maand
Maximum salaris: €3.000 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Interesse? Klik op de 'more information'-button bovenaan de pagina om te solliciteren.