Ondersteuner GPMO stadsdeel West

Als ondersteuner binnen het Gebied Project Management Office (GPMO) draag je bij aan een soepel en efficiënt verloop van de dagelijkse werkzaamheden binnen de afdeling. De rol combineert administratieve, secretariële, organisatorische en financieel ondersteunende werkzaamheden in een dynamische omgeving. Daarbij wordt structuur aangebracht, overzicht bewaakt en ondersteuning geboden aan collega’s en management. De werkzaamheden zijn afwisselend en vragen om een zorgvuldige en proactieve aanpak. Door de diversiteit aan taken heeft deze rol een directe impact op het functioneren van het team.

De functie

Binnen deze rol ligt een belangrijke verantwoordelijkheid in het organiseren en ondersteunen van overleggen en bijeenkomsten. Hierbij worden agenda’s en vergaderstukken voorbereid, notulen opgesteld en actie- en besluitenlijsten bewaakt. Daarnaast wordt ondersteuning geboden bij administratieve financiële processen, zoals het verwerken en controleren van facturen. Ook wordt actief meegedacht over verbeteringen binnen werkprocessen en samenwerking. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan een goed georganiseerde en toekomstgerichte afdeling.

In deze rol behoort thuiswerken ook tot de mogelijkheden. Vanwege de aard van de werkzaamheden is zichtbaarheid en bereikbaarheid voor het team belangrijk om het werk goed te kunnen uitvoeren. Vandaar dat is gekozen om als je vanuit huis wil werken dit te beperken tot maximaal 1 dag in de week.

Dit ga je doen op een gemiddelde dag:

• Organiseren en ondersteunen van overleggen en bijeenkomsten, bijvoorbeeld door agenda’s op te stellen, vergaderstukken te verzamelen, notulen en actielijsten uit te werken en te bewaken dat acties ook opgevolgd worden.
• Uitvoeren van administratieve en secretariële werkzaamheden, zoals het beheren van mailboxen en het afhandelen van allerlei verzoeken vanuit het team. Hierbij moet je soms nog even uitzoeken hoe het zit. Dat vind je leuk en daar ben je goed in.
• Ondersteunen bij financiële administratieve processen, bijvoorbeeld door facturen te verwerken, verplichtingen aan te maken, gegevens te controleren en budgethouders te ondersteunen. Dit onderdeel van het werk kan soms best complex zijn. Je houdt van een uitdaging en geeft niet snel op.
• Bewaken van structuur en voortgang binnen werkprocessen, zoals het signaleren van knelpunten, het opvolgen van afspraken en het zorgen voor een uniforme inrichting van onze digitale werkomgeving. Wij gebruiken hierbij MS Teams. Jij vindt het vanzelfsprekend om dat wat er langskomt op te pakken na afstemming met je collega’s.
• Bijdragen aan een prettige samenwerking en verbetering van werkprocessen door knelpunten te signaleren en mee te denken over efficiëntere werkwijzen binnen de afdeling. Onze teamsfeer is belangrijk en jij helpt daarbij met jouw proactieve en creatieve houding.

Deze functie biedt een afwisselende werkomgeving waarin zelfstandig werken wordt gecombineerd met intensieve samenwerking binnen een betrokken team.

Hiermee ga je aan de slag:

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Over Stadsdeel West

Stadsdeel West is één van de zeven stadsdelen van Amsterdam. De stadsdeelorganisatie zijn in eerste plaats gericht op de uitvoering van stedelijk beleid, maar we hebben ook een eigen opgave. Onder stadsdeel West vallen Westerpark, Oud-West, De Baarsjes en Bos en Lommer. Rustige woonbuurten worden afgewisseld met drukke, gezellige winkelstraten en er vinden regelmatig (culturele) activiteiten plaats, zoals de populaire festivals in en rond de Westergasfabriek. In Stadsdeel West komt de diversiteit en dynamiek van Amsterdam duidelijk naar voren. Alles wat er buiten gebeurt, voel je ook binnen op de werkvloer. Als stadsdeelorganisatie maken wij, samen met het Dagelijks Bestuur en de Stadsdeelcommissie (bestaande uit vertegenwoordigers uit alle buurten) het verschil voor bewoners en ondernemers. De resultaten voor onze stad en ons stadsdeel staan voorop. Dat geeft ons werk extra waarde en betekenis.

Waar staat Stadsdeel West voor?

We geloven in een mensgerichte aanpak, naar onze bewoners en ondernemers toe, maar ook naar onze medewerkers. We vinden het belangrijk om goed voor onze medewerkers te zorgen, want alleen dan kunnen zij hun talent goed inzetten en het verschil voor Amsterdam maken. Het begint met een (sociaal)veilige en fijne werkomgeving. Inclusie en diversiteit zijn onze eerste prioriteiten. We werken samen op een professionele en respectvolle manier en leven het diversiteitsbeleid van de Gemeente Amsterdam na. We zijn trots op de verschillen tussen collega's, deze zorgen voor verschillende perspectieven. We vieren met elkaar religieuze en culturele dagen en we stemmen deze interne evenementen af op de behoeften van iedereen. Met elkaar creëren we een open cultuur ten aanzien van religie, gender en seksuele oriëntatie. We vinden het belangrijk om in gesprek te blijven met elkaar over maatschappelijke onderwerpen die zowel ons persoon als ons werk raken. We hebben veel aandacht voor het welzijn van onze medewerkers. Zo kun je gebruik maken van stoelmassage, een meditatieruimte en gebedsruimte, fruit op het werk. Er is een uitgebreide thuiswerkregeling en we bieden aangepaste werkplekken voor collega's met cognitieve en/of fysieke behoeften. Binnen Stadsdeel West krijg je van ons het vertrouwen om je werk op jouw manier te doen. Als je de ambitie hebt om je te ontwikkelen, dan stimuleren we je om een opleiding te volgen zodat je kunt doorstromen of doorgroeien.

Over de Gebiedspool

De afdeling Gebiedspool van het stadsdeel bestaat uit drie teams; team Sociale Basis, team West Beweegt en team Flex. Jij gaat werken in het subteam Gebiedspool management office GPMO, dat onderdeel uitmaakt van team Flex. In team Flex werken projectleiders, adviseurs en programmamanagers aan de verschillende opgaven in het stadsdeel. Het gaat om projecten op het gebied van economie, wonen, duurzaamheid, stedelijke ontwikkeling, openbare ruimte, Westerpark, Kolenkit en democratisering. Er wordt nauw samen gewerkt met de gebiedsteams en met de stedelijke directies. Het GPMO is specifiek ingericht om de Gebiedspool ondersteuning te bieden bij alle werkprocessen in de breedste zin. Denk dan aan managementondersteuning, administratie, financiën, subsidiecoördinatie en projectbeheersing.

Dit breng je mee: 

Voor de functie ondersteuner GPMO stadsdeel West beschik je over:

• Een afgeronde Hbo-opleiding;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met managementondersteuning;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met financiële administratieve ondersteuning (zoals factuurverwerking en financiële administratie);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve en secretariële werkzaamheden, inclusief ervaring met MS Office-applicaties.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.

Dit bieden we jou:

Als ondersteuner GPMO stadsdeel West kom je ons minimaal 24 en maximaal 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.246,- tot € 4.556,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.