Managementondersteuner bij IDI

Ben jij een managementondersteuner die zich thuis voelt tussen veel collega’s die hard werken aan ICT, data, informatiemanagement en informatieveiligheid? Vind je het een uitdaging om een volle agenda te beheren en bij te dragen aan een gezellige sfeer op de etage? Dan zijn wij op zoek naar jou!

3 redenen waarom dit jouw baan is:

• Omdat je hoge eisen stelt aan de kwaliteit van het werk dat je levert
• Omdat je er ook met je collega-managementondersteuners om kan lachen als het een keer helemaal misgaat.
• Omdat je graag ondersteunt én voor jezelf opkomt als je overvraagd wordt.

Jij doet het

Je hebt een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid. Als managementondersteuner (schaal 8) bij de directie Informatievoorziening en Innovatie (IDI) is geen dag hetzelfde, want je takenpakket is divers. Door vooruit te kijken en initiatief te nemen, help je de directeur en Chief Information Officer (CIO) om altijd goed voorbereid te zijn. Je kent de prioriteiten van de directeur die jij ondersteunt, en helpt hem te prioriteren en de schaarse tijd te bewaken. Op die manier zorg je voor structuur en overzicht, zowel in de agenda als daarbuiten. Met jouw ruime ervaring, run je bovendien met je 2 collega-managementondersteuners een efficiënt en soepel lopend secretariaat dat bijdraagt aan verbinding binnen IDI!

Belangrijkste taken:

• complexe meetings inplannen voor de directeur en clusterhoofden (denk hierbij aan vergaderingen met andere directeuren en CIO’s, zowel binnen als buiten ons ministerie). De voorbereiding voor deze meetings toets je op volledigheid;
• plannen en coördineren van werkzaamheden binnen managementondersteuning;
• organisatorische en logistieke voorbereiding van (internationale) dienstreizen en werkbezoeken van de directeur;
• bijdragen aan verbinding binnen de directie, bijvoorbeeld door een lunch voor nieuwe medewerkers te organiseren, te ondersteunen bij directiebrede (thema) sessies en een rol te spelen als gastheer/gastvrouw;
• het beheren van de mailbox van managementondersteuning;
• vervanging van collega-managementondersteuners bij afwezigheid (vakantie/ziekte/parttimedag).

Functie-eisen:

• Je hebt in ieder geval een opleiding afgerond op MBO-4 niveau in de richting van office-management, personal assistant of een vergelijkbare opleiding als supportprofessional.
• Met relevante werkervaring van minimaal vijf jaar op MBO-4 werk- en denkniveau, kun je ook bij ons solliciteren.
• Je hebt ervaring binnen de Rijksoverheid, bij voorkeur bij een ministerie.
• De meeste MS-office programma’s (zoals Outlook, SharePoint, Teams en Excel) zijn je bekend en kun je gebruiken. Je bent in staat standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering in korte tijd eigen te maken.
• In de internationale werkomgeving van Buitenlandse Zaken is het belangrijk dat je de Nederlandse taal op niveau C1 beheerst. Voor de Engelse taal verwachten we dat je die kunt spreken, schrijven en luisteren op B2 niveau en dat je gemotiveerd bent om je verder te ontwikkelen naar C1 niveau.