Administratief & Secretarieel medewerker

Het IFFC is een onafhankelijk platform voor publiek-private samenwerking op het terrein van financieel-economische criminaliteit (fec). IFFC jaagt een publiek-privaat netwerk aan waar (private) participanten in een vertrouwde omgeving samenwerken met overheidsorganisaties die zich met criminaliteitsbestrijding en preventie bezighouden. Publieke en private partijen komen gezamenlijk tot nieuwe inzichten, kennis en technieken om fec effectiever tegen te gaan en zo de samenleving weerbaar te maken tegen (de gevolgen van) fec. 

Het bureau van het IFFC bevindt zich op de campus van de The Hague Security Delta (HSD) in Den Haag. Het bestaat uit een klein team dat fungeert als aanjager van alle projecten, events en andere activiteiten die binnen het platform plaatsvinden. Voor het bureau is IFFC per direct op zoek naar een enthousiaste en accurate administratief en secretarieel medewerker. 

ADMINISTRATIEF & SECRETARIEEL MEDEWERKER

De functie

De Administratief en Secretarieel medewerker levert allround administratieve en secretariële ondersteuning voor directie en management binnen een jonge en groeiende organisatie. Hij/zij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de financiële administratie. Jij houdt overzicht en zorgt ervoor dat de administratie op orde is en blijft. Je beheert agenda’s en plant afspraken in van directie en management. Op het bureau zorg je ervoor dat de werkplekken goed ingericht zijn, voor voorraadbeheer en dat alle logistiek met betrekking tot ontvangst van gasten goed geregeld is. 

Jouw taken:  

• Uitvoeren, optimaliseren en administreren van de financiële huishouding.  
• Zorgen voor een optimale betrouwbaarheid naar onze samenwerkingspartners: het organiseren en bijhouden van de participantenadministratie en zorgen dat ze met de juiste kwaliteit en binnen afgesproken contractuele condities geïnformeerd worden.
• Verwerken en archiveren van financiële administratie (in- en uitgaande facturen; debiteurenbeheer; contact met boekhouder)
• Verwerken en archiveren van participantenadministratie (verwerken van gegevens in CRM, welkomstmail en overeenkomsten opstellen en verzenden, doorgegeven aan medewerker Communicatie voor ontvangst nieuwsbrief, etcetera)
• Aanspreekpunt zijn voor participanten en overige geïnteresseerden van het IFFC
• Accurate en tijdige facturering van participantenbijdrage.  
• Informatievoorziening naar participanten over het IFFC in algemene zin en op verzoek van directie en management.
• Rapporteren/notuleren van vergaderingen, bijhouden van besluitenlijsten
• Agendabeheer directie & management: bijhouden van afspraken & follow-up
• Vastleggen van afspraken en filen zodat dit op ieder moment eenvoudig en eenduidig opgeroepen kan worden en inzichtelijk is voor het team. 
• Ondersteuning bij invoer gegevens CRM-systeem
• Beheer van de info@iffc.nl mailbox
• Faciliteiten- en voorraadbeheer: bijhouden van sleutel- en passenbezit, doen van bestellingen, 
• HR-zaken: doorgeven van gegevens aan salarisadministratie, mutaties bijhouden en verwerken (voor verzekering, UWV, etcetera), opmaken van contracten, ziekmeldingen verwerken en doorgegeven, bijhouden van verjaardagen en (vakantie)verlof medewerkers.
• Regelen van vergaderzalen, lunches, en auditoria voor wat betreft activiteiten en events georganiseerd door IFFC op de HSD-campus
• ICT en Telefonie: contact onderhouden met leverancier bij storingen, bijhouden van gebruikers, controleren van facturatie

Functie-eisen 

• Je hebt een afgeronde MBO - opleiding (administratief/financieel-economisch) en minimaal 5 jaar relevante werkervaring (praktijkdiploma boekhouden is een pré)
• Je hebt aantoonbare ervaring op het gebied van financieel-administratieve processen
• Je bent accuraat en geordend
• Je houdt ervan om met andere mensen in een team te werken en bij te dragen aan de kwaliteit van het team
• Je bent stressbestendig en in staat in drukke tijden overzicht te behouden over eigen taken
• Je bent representatief en zakelijk
• Je kunt werken met Office 365 en Dropbox (incl. goede kennis van MS Word, Excel, Outlook en Powerpoint)
• Je bent bekend met het werken met een CRM systeem (Perfect View)
• Je bent discreet en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie

Wat kun je verwachten

• Dit is een parttime functie (28-32u) waarbij een flexibele opstelling noodzakelijk is 
• Je maakt actief deel uit van een klein ambitieus team in een organisatie die volop in ontwikkeling is 
• Een werkplek in de inspirerende omgeving van de campus van de The Hague Security Delta, waar bedrijven, overheden en kennisinstellingen werken aan vernieuwende veiligheidsoplossingen
• Salarisindicatie €2.058 - €2.631 bruto op basis van een volledige werkweek van 36u.
• Een aanstelling voor een jaar met uitzicht op verlenging
• Startdatum zo snel mogelijk

Voor meer informatie over deze functie kun je terecht bij Afke de Groot. 

Ben je geïnteresseerd? Stuur dan je CV en motivatie naar info@iffc.nl onder vermelding van ‘Sollicitatie Functie Administratief en Secretarieel Medewerker’.