Coördinator Bedrijfsbureau Handhavingsorganisatie

De Handhavingsorganisatie (HHO) van de gemeente Den Haag is een dynamische en energieke organisatie opgebouwd uit vijf afdeling: Operaties (denk aan de handhavers, boswachters en toezichthouders op straat), Markten (bv Haagse Markt), Vergunningen & Handhaving (o.a. parkeervergunningen), Bedrijfsondersteuning en de Uitvoeringsbeleid & Projecten. Samen werken hier meer dan 400 collega’s dagelijks aan een leefbare stad.

Wat ga je doen?

Je coördineert de werkzaamheden van twee contractmanagers, drie klachtbehandelaars, een managementassistent, vier secretaresses en een medewerker Bedrijfsvoering.

Jouw taken:

• Je bent een ‘sparringspartner’ voor het Managementteam van de HHO. Je denkt mee over ingewikkelde en nieuwe kwesties en komt met voorstellen en oplossingen;
• Je adviseert het management over allerlei kwesties die gaan over de bedrijfsvoering;
• Je bent verantwoordelijk voor de personele zorg;
• Je stuurt binnen jouw team de werkzaamheden aan. Je zorgt dat de kwaliteit van het werk op orde is. Je zorgt waar nodig dat de juiste cijfers en analyse beschikbaar is voor het MT;
• Je bent voor deze zaken binnen de afdeling Bedrijfsondersteuning het aanspreekpunt voor andere gemeentelijke collega’s en externe stakeholders.

Bij de Handhavingsorganisatie verloopt een dag zelden zoals van tevoren gedacht. Je gaat werken bij de afdeling Bedrijfsondersteuning, het kloppend hart van de organisatie.

Hoe ziet een dag bij ons eruit? 

Je komt aan bij ons pand op de Loudonstraat. Je ziet vijf hightec scanauto’s achter elkaar de garage uitrijden. Ze gaan handhaven op het betaald parkeren in de stad. Bij de deur kom je een paar boa’s tegen die gaan biken op hun sportieve fietsen. Per dag leggen ze zo 30 tot 50 km af. Je komt de werkvloer van de afdeling Bedrijfsondersteuning op. Het is een hectische dag want vandaag wordt de nieuwe boot van de nautische boa’s gestickerd en afgeleverd in de haven van Scheveningen. Dit moet allemaal in goede banen geleid worden.

In de ochtend heb je een bespreking met de twee contractmanagers. Zij proberen goed zicht te houden op alle lopende contracten, van office supplies tot aan kostbare contracten voor grote ICT systemen. In de middag drink je koffie met de collega’s die de klachtenafhandeling doen voor de dienst. We geven parkeervergunningen af, vergunningen voor terrassen maar exploiteren ook Markten en natuurlijk worden er boetes uitgeschreven. Je wilt dat de beantwoording empathisch en duidelijk is.

Als coordinator ben je ook verantwoordelijk voor de managementondersteuners Met hen bespreek je zaken als discreet omgaan met gevoelige informatie, het plannen van afspraken in agenda en nieuwe werkzaamheden. Aan het eind van de dag heb je een overleg met de manager. Samen denken jullie na over de doorontwikkeling van de HHO. Wat voor kansen liggen er voor jouw team en de afdeling? Je hebt wel ideeën wat je zou willen voor de toekomst.

Wat vragen wij?

We zoeken iemand met ervaring op het vlak van secretariaat, contractmanagement en overige administratieve bedrijfsprocessen. Met spoed nog een inkooporder aanmaken? Geen probleem. Een factuur die niemand bekend voorkomt? Je zoekt het een en ander uit. Nadenken over klachtenafhandeling? Je bent zelf ook burger dus je hebt wel een idee wat je zelf zou willen horen van je gemeente.

Bovenal zoeken we een een coordinator die enthousasme, energie en oplossingen meeneemt.

Wat betekent dit allemaal? Je hebt een verantwoordelijke functie. Je zorgt voor een goede samenwerking binnen het team maar ook binnen de afdeling.  De HHO zit in een doorontwikkeling. We willen verder professionaliseren. Je kunt omgaan met veranderprocessen. Sterker nog, je bedenkt ze zelf ook. Je hebt een helicopterview: je kunt boven de materie staan. Je neemt de teamleden mee in de gewenste koers en zet bewust hun talenten op de juiste manier in.

Kort samengevat neem je mee:

• een afgeronde hbo/wo -opleiding;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn een vereiste;
• ervaring met coördinerende/leidinggevende taken en met sturing geven aan het werk van professionals en het afleggen van verantwoording;
• goed organisatievermogen;
• ‘Gettings-things-done’ mentaliteit.

Wat bieden wij?

Een afwisselende baan bij één van de grootste en meest dynamische bedrijfsonderdelen van de gemeente Den Haag. Alles in een prettige werksfeer en een open cultuur.

Den Haag is een unieke stad: veelvormig, internationaal en als enige grote stad gelegen aan zee. Daar zijn we trots op! Tegelijk hebben we de verantwoordelijkheid voor het leven en welzijn van 500.000 inwoners. Voor de leefbaarheid van een stad waar mensen met 180 verschillende nationaliteiten wonen, werken en verblijven. Dat vraagt om een open blik, initiatief en de wil om echt het verschil te maken.

Ook kun je rekenen op: 

• een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal € 3.396,- en maximaal € 5.009,- bruto per maand (schaal 10) op basis van een volledige (36-urige) werkweek; 
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; 
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden; 
• 187,2 uur regulier verlof bij een volledig dienstverband van 36 uur; 
• diverse andere vormen van verlof zoals compensatieverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past; 
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;  
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of lidmaatschap van de sportschool in het stadhuis; 
• en nog veel meer.

Wie zijn wij?

De missie van de HHO: Samen Daadkrachtig. Wij zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen. Je kunt je vinden in deze visie, die is uitgewerkt in vijf kernwaarden: wij zijn dienstbaar, betrokken, daadkrachtig, verbindend en verantwoordelijk. Kortom: je bent een denker én een doener.

Meer weten

Enthousiast? Solliciteer dan en laat ons weten waarom jij de nieuwe coördinator Bedrijfsbureau bij HHO bent.

Wil je eerst meer inhoudelijke informatie over deze vacature? Neem dan contact op met a.i. afdelingsmanager Patrick Sebti, telefoonnummer 06 52 09 85 59

Voor vragen over de sollicitatieprocedure neem je contact op met Kisaija Dhanai, secretaresse Bedrijfsbureau, via (06) 2966 9426 of kisaija.dhanai@denhaag.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. 

Extra informatie

• Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in. We sluiten de vacature als we onze nieuwe collega hebben geworven.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.